Tiếng Anh chuyên ngành nhân sự: 60 thuật ngữ HR, mẫu JD, email và câu hỏi phỏng vấn

Bạn làm nhân sự ở công ty FDI hoặc đa quốc gia, đọc email tiếng Anh không khó, nhưng vẫn ngập ngừng khi phải viết JD, gửi thư từ chối ứng viên hay giải thích lương net cho sếp nước ngoài? Bài viết này tổng hợp 60 thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành nhân sự thông dụng nhất theo từng mảng, kèm mẫu JD, mẫu email mời phỏng vấn, thư từ chối và câu hỏi phỏng vấn theo STAR mà bạn dùng được ngay.

Tiếng Anh chuyên ngành nhân sự là gì?

Tiếng Anh chuyên ngành nhân sự là bộ thuật ngữ, mẫu câu và cách diễn đạt mà người làm HR dùng hằng ngày trong tuyển dụng, lương thưởng và phúc lợi (C&B), đánh giá hiệu suất, đào tạo (L&D), quan hệ lao động và dữ liệu nhân sự (HRIS). Điểm khác với tiếng Anh giao tiếp thông thường: một từ dùng sai có thể thành vấn đề thật. Hỏi tuổi ứng viên trong phỏng vấn, viết "unlimited contract" cho hợp đồng không xác định thời hạn, hay dùng "fired" cho người tự nghỉ việc đều có thể gây hiểu lầm về quyền lợi.

Các bộ phận nhân sự bằng tiếng Anh: HRBP, TA, C&B, L&D là gì?

• HRBP (HR Business Partner)
  đối tác nhân sự gắn với một khối kinh doanh, tư vấn cho quản lý về tổ chức, con người, hiệu suất.
• TA (Talent Acquisition)
  thu hút nhân tài, rộng hơn recruitment vì gồm cả thương hiệu nhà tuyển dụng và nguồn ứng viên dài hạn.
• C&B (Compensation and Benefits)
  lương thưởng và phúc lợi, gồm payroll, khung lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
• L&D (Learning and Development)
  đào tạo và phát triển.
• ER (Employee Relations)
  quan hệ lao động, nội quy, kỷ luật, khiếu nại.
• HRIS / HR Operations
  hệ thống thông tin nhân sự và vận hành.

60 thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành nhân sự theo từng mảng

Thuật ngữ tuyển dụng (recruitment)

Thuật ngữ C&B, lương thưởng và onboarding

Thuật ngữ đánh giá hiệu suất, đào tạo và giữ chân

Thuật ngữ quan hệ lao động và dữ liệu nhân sự

Mẹo nhớ: học theo vòng đời nhân viên (thu hút, tuyển dụng, hội nhập, đãi ngộ, phát triển, giữ chân, nghỉ việc) thay vì theo bảng chữ cái, và học theo cụm như "in charge of recruitment", "discuss the offer", "five years of experience". Lưu ý staff, experience, feedback không thêm "s".

Mẫu JD tiếng Anh gồm những phần nào?

Một JD đăng tuyển hiện đại thường có 7 phần: Job title, About us, The role (mục đích vị trí trong một câu), What you'll do (5-7 gạch đầu dòng bắt đầu bằng động từ như Lead, Improve, Partner with, Coach), What you'll bring (tách must-have và nice-to-have), What we offer (phúc lợi cụ thể), How to apply.

Viết yêu cầu theo kỹ năng và hành vi, không theo đặc điểm cá nhân. Thay "Male, under 30" bằng điều kiện công việc thật như "Comfortable working on the production floor in rotating shifts"; thay "Native English speaker" bằng "Fluent spoken and written English (business level)".

Email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Email mời phỏng vấn cần đủ thông tin để ứng viên không phải hỏi lại: vị trí, ngày giờ có thứ và múi giờ, hình thức, người phỏng vấn, cần chuẩn bị gì, hạn xác nhận.

"Dear Linh, Thank you for applying for the Senior Process Engineer role. We'd like to invite you to an interview on Tuesday, 18 November, 10:00-11:00 (Vietnam time), in person at our Bac Ninh plant, with Tom Becker (Engineering Manager) and Thu Ha (HR Business Partner). The interview will include a 20-minute case study. Could you please confirm by Friday whether this time works for you? Best regards, Quang Minh"

Mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh

Công thức 5 nhịp: cảm ơn cụ thể, nói kết quả rõ ngay đầu, lý do chung và trung thực, mở cửa cho tương lai (chỉ khi thật lòng, có xin đồng ý giữ CV), chúc tốt đẹp.

"Dear Khang, Thank you for meeting us last week. After careful consideration, we've decided not to move forward with your application, as we've chosen a candidate whose experience more closely matches the role. With your permission, we'd like to keep your CV for twelve months for future roles. We wish you every success."

Tránh "You failed the interview" hay "Your English is not good enough": hãy nói về quyết định và yêu cầu công việc, không phán xét người.

Câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh theo STAR cho người tuyển dụng

Câu hỏi hành vi hỏi về một tình huống đã xảy ra, bắt đầu bằng "Tell me about a time when...". Người phỏng vấn dùng STAR (Situation, Task, Action, Result) để kiểm tra câu trả lời đã đủ bằng chứng chưa và hỏi đào sâu phần còn thiếu.

• Tell me about a time when two people in your team had a serious disagreement. What did you do?
• Describe a difficult problem you solved at work. How did you find the root cause?
• Give me an example of a time you dealt with a very unhappy customer.
• Tell me about a time when your priorities changed suddenly.
• Tell me about something you had to learn very quickly for your job.

Câu đào sâu hay dùng nhất: "What did you do, specifically?" và "What was the result?". Tránh hỏi tuổi, hôn nhân, kế hoạch sinh con, quê quán: những câu này không liên quan năng lực và có nguy cơ phân biệt đối xử.

Câu hỏi thường gặp

C&B là gì trong nhân sự?

C&B là viết tắt của Compensation and Benefits, tức lương thưởng và phúc lợi. Chuyên viên C&B tính và chi lương, quản lý khung lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, phụ cấp, thưởng và các phúc lợi của công ty.

HRBP là gì?

HRBP (HR Business Partner) là người làm nhân sự đồng hành với một khối kinh doanh, hiểu mục tiêu của khối và tư vấn cho quản lý về con người, tổ chức, hiệu suất; khi cần, HRBP kéo các nhóm chuyên môn như tuyển dụng, C&B, đào tạo vào cùng giải quyết.

Offer letter khác hợp đồng lao động thế nào?

Ở Việt Nam, offer letter xác nhận các điều kiện chính (vị trí, lương, phúc lợi, ngày bắt đầu). Sau khi ứng viên nhận lời, hai bên vẫn ký hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động theo quy định. Nội dung ở mức khái niệm, không phải tư vấn pháp lý.

Học tiếng Anh chuyên ngành nhân sự cần trình độ nào?

Khoảng B1 là bắt đầu được: bạn đọc hiểu email thông thường và nói được câu đơn giản. Nếu cần củng cố tiếng Anh công việc chung trước, có thể học khoá Tiếng Anh công sở.

Tự học tiếng Anh chuyên ngành nhân sự bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu từ việc bạn làm nhiều nhất. Người làm tuyển dụng nên học JD, email và câu hỏi phỏng vấn trước; người làm C&B học phiếu lương, thuế, bảo hiểm; HRBP học phản hồi hiệu suất và trình bày số liệu. Mỗi ngày 10 phút nghe và nói theo các câu mẫu hiệu quả hơn học dồn cuối tuần.

Học bài bản với khoá Tiếng Anh chuyên ngành nhân sự và tuyển dụng

Nếu bạn muốn luyện đủ các tình huống trên với bài nghe, bài tập và đáp án mẫu, khoá Tiếng Anh chuyên ngành nhân sự và tuyển dụng của Vietdemy gồm 8 hội thoại "Phòng nhân sự ảo" ở một công ty FDI hư cấu, 96 thuật ngữ có bài phát âm, hướng dẫn viết JD, bộ email tuyển dụng, phỏng vấn STAR với phiếu chấm, giải thích lương và chính sách, họp với quản lý nước ngoài và xử lý tình huống nhạy cảm. Bạn có thể học thử miễn phí hai bài đầu. Nếu bạn vừa lên quản lý, xem thêm khoá Quản lý cấp trung lần đầu.