Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và dùng trong tuyển dụng, đánh giá
Mục lục (9 phần)
Bài viết do đội ngũ biên tập Vietdemy biên soạn từ khoá học Quản trị nhân sự thực chiến theo khung năng lực quốc tế của Vũ Văn Hiệp.
Hai nhân viên cùng vị trí, cùng số năm kinh nghiệm, nhưng một người được tin giao việc khó, người kia mãi dừng ở việc lặp lại. Khác biệt thường không nằm ở bằng cấp mà ở năng lực: cách họ giải quyết vấn đề, làm việc với người khác, dùng số liệu. Bài viết này giải thích khung năng lực là gì, cách xây một khung năng lực gọn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, và cách dùng nó trong tuyển dụng, đánh giá, đào tạo.
Năng lực là gì?
Năng lực là tổ hợp kiến thức, kỹ năng, thái độ và hành vi giúp một người làm tốt một công việc. Điểm quan trọng nhất: năng lực phải quan sát được qua hành vi. "Giao tiếp tốt" là một lời khen, chưa phải năng lực đo được. "Trình bày đề xuất ngân sách với ban giám đốc trong 10 phút, có số liệu so sánh và hai phương án" là hành vi quan sát được, có thể chấm điểm.
Khung năng lực là gì và dùng để làm gì?
Khung năng lực là bộ các năng lực cần cho một nghề hay một vị trí, mỗi năng lực được mô tả theo nhiều mức. Một khung tốt trở thành "ngôn ngữ chung" cho bốn việc của nhân sự:
| Việc | Khung năng lực trả lời câu hỏi |
|---|---|
| Tuyển dụng | Hỏi ứng viên điều gì, chấm theo tiêu chí nào? |
| Đánh giá | Người làm tốt khác người làm trung bình ở hành vi nào? |
| Đào tạo | Mỗi người còn thiếu năng lực gì, cần học gì trước? |
| Thăng tiến | Lên mức nào thì đủ điều kiện nhận vai trò lớn hơn? |
Không có khung năng lực, mỗi quản lý tuyển và đánh giá theo cảm nhận riêng, nhân viên không biết mình cần cải thiện điều gì để được thăng chức.
Cấu trúc khung năng lực: hai lớp hành vi và chuyên môn
Phần lớn khung năng lực, kể cả các khung nghề nhân sự quốc tế, đều tách hai lớp:
- Năng lực hành vi (lớp ngang): cách làm việc với người và với vấn đề, dùng cho mọi vị trí. Ví dụ: giao tiếp, xây dựng quan hệ, phân tích, hiểu kinh doanh, đạo đức nghề.
- Năng lực chuyên môn (lớp dọc): kiến thức và kỹ năng riêng của từng nghề. Với nhân viên kế toán là lập báo cáo, đối chiếu công nợ; với nhân sự là tuyển dụng, lương thưởng, pháp luật lao động.
Người làm giỏi thường có hình chữ T: chiều ngang đủ rộng để phối hợp với nhiều bộ phận, chiều dọc đủ sâu ở ít nhất một mảng chuyên môn.
Bốn mức năng lực
Mỗi năng lực nên được mô tả theo vài mức để đánh giá được tiến bộ. Một thang bốn mức dễ dùng:
- Biết khái niệmgiải thích được, chưa tự làm.
- Làm được có hướng dẫnlàm theo mẫu, cần người kiểm.
- Làm độc lậptự làm trọn, xử lý được tình huống thường gặp.
- Hướng dẫn người khác, thiết kế hệ thốngdạy lại, xây quy trình cho cả nhóm hoặc công ty.
Một nguyên tắc giúp tự đánh giá trung thực: chỉ chấm mức 3 khi bạn đã làm việc đó độc lập ít nhất hai lần và có kết quả. Chấm cao hơn thực tế chỉ khiến bạn bỏ qua đúng chỗ mình cần học.
Cách xây khung năng lực cho một vị trí: 5 bước
Bước 1: phân tích công việc
Trước khi viết bất cứ điều gì, ngồi với quản lý trực tiếp và trả lời ba câu hỏi: vị trí này tồn tại để tạo ra kết quả gì? Người làm tốt nhất hiện nay khác người làm trung bình ở đâu? Điều kiện làm việc có gì đặc biệt (làm ca, áp lực doanh số, khách khó)? Câu hỏi thứ hai thường làm lộ ra năng lực thật sự quyết định.
Bước 2: chọn 4-6 năng lực quyết định
Đừng liệt kê 15 năng lực. Chọn 4-6 năng lực tạo khác biệt lớn nhất và gán trọng số. Ví dụ cho vị trí trưởng nhóm chăm sóc khách hàng (ví dụ minh hoạ): dẫn dắt đội 25%, giải quyết khiếu nại 25%, giao tiếp 20%, đọc số liệu dịch vụ 15%, chính trực 15%.
Bước 3: định nghĩa bằng hành vi
Mỗi năng lực có một câu định nghĩa bằng hành vi quan sát được. Ví dụ "đọc số liệu dịch vụ: tự phát hiện ca trực có thời gian phản hồi tăng bất thường và đề xuất điều chỉnh lịch ca".
Bước 4: mô tả các mức
Viết ngắn gọn hành vi ở mức 2, 3 và 4 cho từng năng lực. Mức 3 thường là mức kỳ vọng cho người làm vững vị trí.
Bước 5: gắn vào JD, phỏng vấn và đánh giá
Khung năng lực chỉ có giá trị khi được dùng. Bộ năng lực đã chọn nên đi xuyên suốt: bản mô tả công việc, câu hỏi phỏng vấn, phiếu chấm, mục tiêu thử việc và đánh giá cuối năm.
Dùng khung năng lực trong tuyển dụng
Một bản mô tả công việc (JD) theo năng lực thường có sáu phần: mục đích vị trí, 4-6 trách nhiệm chính theo kết quả, chỉ số thành công, năng lực hành vi, kiến thức kỹ năng (tách rõ bắt buộc và ưu tiên), điều kiện làm việc. Khi viết JD, nhớ rằng Bộ luật Lao động 2019 cấm phân biệt đối xử trong lao động (Điều 8): yêu cầu về giới tính, tuổi, ngoại hình không gắn với khả năng làm việc nên được bỏ hoặc thay bằng điều thật sự cần.
Khi phỏng vấn, thay câu "điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì" bằng phỏng vấn hành vi: mỗi câu hỏi nhắm một năng lực và bắt đầu bằng "Kể về lần...". Người phỏng vấn nghe đủ bốn phần theo khung STAR: bối cảnh (Situation), nhiệm vụ của chính ứng viên (Task), hành động cụ thể (Action), kết quả (Result).
| Năng lực | Câu hỏi hành vi gợi ý |
|---|---|
| Dẫn dắt đội | Kể về lần đội của bạn không đạt chỉ tiêu. Bạn đã làm gì sau đó? |
| Giải quyết khiếu nại | Kể về khiếu nại khó nhất bạn từng xử lý đến cùng. |
| Chính trực | Kể về lần bạn phát hiện một sai sót mà người khác chưa thấy. |
| Đọc số liệu | Bài tập: đọc báo cáo 4 tuần và nêu 3 nhận xét. |
Sau buổi phỏng vấn, mỗi người chấm độc lập trên thang 1-4 cho từng năng lực, ghi bằng chứng, rồi mới thảo luận. Nếu bàn trước, ý kiến của người có chức vụ cao nhất dễ kéo cả hội đồng theo.
Những lỗi hay gặp khi làm khung năng lực
- Chép nguyên khung của công ty khác, không khớp công việc thật.
- Quá nhiều năng lực, không ai nhớ, không ai dùng.
- Định nghĩa bằng tính từ ("năng động", "nhiệt tình") thay vì hành vi.
- Làm xong rồi cất, không gắn vào tuyển dụng và đánh giá.
- Không cập nhật khi vị trí thay đổi, ví dụ khi bộ phận bắt đầu bán hàng online.
Khung năng lực quốc tế có dùng được không?
Một số tổ chức nghề nghiệp công bố khung năng lực riêng, ví dụ SHRM (Hoa Kỳ) có SHRM Body of Applied Skills and Knowledge (SHRM BASK), CIPD (Anh) có Profession Map cho nghề nhân sự. Chúng là nguồn tham khảo tốt về cách nhóm năng lực. Tuy vậy, khung cho doanh nghiệp của bạn nên được rút gọn và viết lại theo công việc thật; nếu bạn định thi một chứng chỉ, hãy tải đúng tài liệu gốc của tổ chức đó.
Câu hỏi thường gặp
Khung năng lực khác bản mô tả công việc thế nào?
Bản mô tả công việc nói vị trí làm gì và đo kết quả ra sao. Khung năng lực nói người làm cần có năng lực gì, ở mức nào. JD tốt thường trích 4-6 năng lực quyết định từ khung.
Doanh nghiệp nhỏ có cần khung năng lực không?
Có, nhưng ở dạng gọn: 4-6 năng lực cho mỗi nhóm vị trí chính, mỗi năng lực có định nghĩa hành vi và vài mức. Một trang cho mỗi vị trí là đủ để bắt đầu.
Bao lâu nên cập nhật khung năng lực một lần?
Xem lại mỗi năm, hoặc khi vị trí thay đổi đáng kể về công việc, công cụ hay mục tiêu. Dấu hiệu cần cập nhật: quản lý bắt đầu đánh giá nhân viên bằng tiêu chí không có trong khung.
Năng lực hành vi có đào tạo được không?
Có, nhưng chậm hơn kiến thức chuyên môn và cần thực hành có phản hồi: giao việc thật, kèm cặp, nhận xét sau mỗi lần làm. Vì vậy khi tuyển, năng lực hành vi khó đào tạo nên được chấm kỹ hơn.
Nội dung phục vụ học tập, không phải tư vấn pháp lý. Quy định pháp luật lao động có thể thay đổi; khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, hãy kiểm văn bản hiện hành. SHRM BASK là nhãn hiệu của SHRM; Profession Map là tài liệu của CIPD.
