Onboarding nhân viên mới: kế hoạch hội nhập 90 ngày và thử việc đúng luật
Mục lục (8 phần)
Bài viết do đội ngũ biên tập Vietdemy biên soạn từ khoá học Quản trị nhân sự thực chiến theo khung năng lực quốc tế của Vũ Văn Hiệp.
Ứng viên ký hợp đồng chưa phải là kết thúc tuyển dụng. Ở nhiều doanh nghiệp, một phần đáng kể số người nghỉ việc rời đi ngay trong 90 ngày đầu: công sức của cả quy trình tuyển có thể mất trắng chỉ vì tuần đầu không ai đón người mới, hoặc đến cuối thử việc mới nói "bạn chưa đạt". Bài viết này hướng dẫn xây quy trình onboarding nhân viên mới theo bốn mốc trong 90 ngày, đi cùng các quy định thử việc cần nắm theo Bộ luật Lao động 2019.
Onboarding là gì?
Onboarding (hội nhập nhân viên mới) là chuỗi hoạt động giúp người mới hiểu công việc, hiểu người, hiểu cách tổ chức vận hành và sớm làm ra kết quả. Onboarding khác với buổi định hướng một ngày: nó kéo dài nhiều tuần, có mục tiêu đo được và có người chịu trách nhiệm ở từng mốc.
Thử việc theo Bộ luật Lao động 2019: những điểm phải đúng
| Nội dung | Quy định chính |
|---|---|
| Hình thức (Điều 24) | Thoả thuận thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng; không áp dụng thử việc với hợp đồng dưới 1 tháng |
| Số lần và thời gian (Điều 25) | Chỉ thử việc một lần cho một công việc; thời gian tối đa tuỳ loại công việc |
| Lương thử việc (Điều 26) | Do hai bên thoả thuận nhưng ít nhất 85% mức lương của công việc đó |
| Kết thúc thử việc (Điều 27) | Người sử dụng lao động phải thông báo kết quả; trong thời gian thử việc, mỗi bên được huỷ bỏ thoả thuận mà không cần báo trước, không phải bồi thường |
Thời gian thử việc tối đa theo Điều 25: không quá 180 ngày với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật liên quan; không quá 60 ngày với công việc cần trình độ từ cao đẳng trở lên; không quá 30 ngày với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ; không quá 6 ngày làm việc với công việc khác.
Ba lỗi hay gặp
- Kéo dài thử việc "thêm một tháng xem sao": vi phạm quy định chỉ thử việc một lần và thời hạn tối đa.
- Trả lương thử việc 70%: thấp hơn mức tối thiểu 85%.
- Không thông báo kết quả thử việc, để người lao động làm tiếp mà không rõ tình trạng.
Theo dõi hạn thử việc bằng lịch nhắc tự động là cách đơn giản để tránh phần lớn các lỗi trên.
Kế hoạch hội nhập 90 ngày: bốn mốc
Mốc 1: trước ngày đầu tiên
- Gửi thư chào: giờ đến, gặp ai, mặc gì, mang giấy tờ gì, lịch tuần đầu.
- Chuẩn bị chỗ ngồi, máy tính, tài khoản, đồng phục nếu có.
- Chọn một người kèm (buddy) không phải quản lý trực tiếp để người mới có chỗ hỏi những câu "nhỏ".
Mốc 2: tuần đầu
Ngày đầu dành cho con người: giới thiệu đội, đi một vòng nơi làm việc, ăn trưa cùng người kèm. Đừng biến ngày đầu thành buổi đọc nội quy bốn tiếng. Cuối tuần, quản lý trực tiếp họp 1:1 lần đầu với câu hỏi đơn giản: "Tuần qua thế nào, có gì khác với điều bạn nghĩ?"
Mốc 3: tháng thứ nhất
- Ngày 14: quản lý và người mới thống nhất mục tiêu 90 ngày, lấy từ chỉ số thành công trong bản mô tả công việc.
- Ngày 30: nhân sự gửi khảo sát ngắn 5 câu: được đón tiếp thế nào, đã hiểu việc chưa, có ai để hỏi không, điều gì khác kỳ vọng, có muốn gắn bó không.
- Quản lý họp 1:1 hằng tuần trong tháng đầu.
Mốc 4: tháng thứ hai và thứ ba
Kết thúc thử việc đúng hạn theo hợp đồng, có biên bản đánh giá dựa trên mục tiêu đã thống nhất ở ngày 14. Ngày 90, quản lý và người mới nhìn lại cả quá trình và đặt mục tiêu tiếp theo.
Ai làm gì trong onboarding?
| Người | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Nhân sự | Thiết kế chương trình, thủ tục, khảo sát ngày 30, theo dõi hạn thử việc |
| Quản lý trực tiếp | Mục tiêu 90 ngày, 1:1 hằng tuần trong tháng đầu, đánh giá thử việc |
| Người kèm | Trả lời câu hỏi nhỏ, giới thiệu người, ăn trưa cùng trong tuần đầu |
Một lỗi phổ biến là coi onboarding là việc của riêng phòng nhân sự. Thực tế, quản lý trực tiếp mới là người quyết định trải nghiệm của người mới.
Khi thử việc không đạt
Thử việc không đạt là kết quả bình thường của tuyển chọn, không phải thất bại cá nhân của ai. Nhưng cách thông báo cần cẩn thận:
- Thông báo trước khi hết hạn thử việc, bằng văn bản, nêu kết quả so với mục tiêu đã thống nhất.
- Nói chuyện trực tiếp và riêng tư; quản lý trực tiếp nói, nhân sự có mặt.
- Thanh toán đủ lương những ngày đã làm theo mức đã thoả thuận.
- Ghi lại bài học cho tuyển dụng: người này chưa đạt ở năng lực nào, lúc phỏng vấn có dấu hiệu nào bị bỏ qua không.
Nếu đến ngày 60 quản lý mới nói "bạn chưa đạt" mà trước đó không có buổi phản hồi nào, lỗi nằm ở quy trình hội nhập. Phản hồi sớm và thường xuyên trong tháng đầu giúp không ai bị bất ngờ.
Đo hiệu quả onboarding bằng hai chỉ số
| Chỉ số | Cách tính | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Tỷ lệ qua thử việc | Số người đạt thử việc / số người bắt đầu thử việc trong kỳ | Thấp kéo dài: xem lại tiêu chí tuyển hoặc chất lượng hội nhập |
| Tỷ lệ nghỉ trong 90 ngày | Số người nghỉ trong 90 ngày đầu / số người vào làm trong kỳ | Cao: đọc lại khảo sát ngày 30 để tìm nguyên nhân |
Checklist onboarding một trang
- Thư chào gửi trước ngày đầu ít nhất 3 ngày.
- Chỗ ngồi, thiết bị, tài khoản sẵn sàng trước 8 giờ sáng ngày đầu.
- Có người kèm và lịch tuần đầu.
- Mục tiêu 90 ngày thống nhất bằng văn bản ở ngày 14.
- Khảo sát ngày 30 đã gửi và có người đọc.
- Hạn thử việc có lịch nhắc; kết quả thông báo bằng văn bản đúng hạn.
- Buổi nhìn lại ngày 90 đã diễn ra.
Câu hỏi thường gặp
Thử việc tối đa bao lâu?
Theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019: tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, và 6 ngày làm việc với công việc khác. Mỗi công việc chỉ được thử việc một lần.
Lương thử việc tối thiểu là bao nhiêu?
Ít nhất 85% mức lương của công việc đó, theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019.
Có bắt buộc ký hợp đồng thử việc riêng không?
Không. Thoả thuận thử việc có thể ghi ngay trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng.
Onboarding nên kéo dài bao lâu?
Khung 90 ngày phù hợp với phần lớn vị trí văn phòng và quản lý cấp cơ sở. Vị trí đơn giản có thể ngắn hơn, vị trí phức tạp có thể dài hơn, nhưng nên có các mốc tuần đầu, tháng đầu và ngày 90.
Nội dung phục vụ học tập, không phải tư vấn pháp lý. Quy định được nêu theo Bộ luật Lao động 2019 tại thời điểm biên soạn và có thể thay đổi; khi áp dụng cho trường hợp cụ thể, hãy kiểm văn bản hiện hành và hỏi luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động.
