WBS là gì trong quản lý dự án? Cách lập WBS từng bước, có ví dụ

WBS là cây chia nhỏ phần việc của dự án thành các khối nhỏ hơn cho tới khi giao được cho một người. WBS viết tắt của work breakdown structure. Bài này chỉ cách lập WBS từng bước, kèm một ví dụ chuyển văn phòng giả định và những lỗi hay gặp.

WBS là gì trong quản lý dự án?

WBS trả lời câu hỏi "dự án gồm những gì?". Nó chưa trả lời khi nào làm, ai trả tiền hay làm thế nào. Muốn lịch và ngân sách đúng, bạn cần danh sách đủ việc trước đã, và WBS làm đúng chuyện đó.

Nên chia theo phòng ban hay theo sản phẩm?

Hãy chia theo sản phẩm bàn giao. Chia theo phòng ban thì việc nằm giữa hai phòng sẽ không có ai nhận.

Cách lập WBS trong 5 bước

1. Viết sản phẩm cuối ở đỉnh cây.
   Ví dụ: văn phòng mới 80 chỗ.
2. Hỏi phải có những khối nào.
   Mặt bằng, Nội thất, CNTT, Con người, Chuyển và kết thúc.
3. Với mỗi khối, viết các sản phẩm nhìn thấy được.
   Hợp đồng thuê đã ký, Bản vẽ đã duyệt, Mặt bằng đã cải tạo.
4. Đánh số
   1, 1.1, 1.2 để gọi cho nhanh.
5. Kiểm quy tắc 100%.
   Cộng các nhánh con phải đúng bằng nhánh cha, không thừa, không thiếu.

Chia đến đâu thì dừng?

Một gói việc đủ nhỏ khi trả lời "có" cho cả bốn câu:

Vì sao tên gói việc là danh từ?

"Làm thiết kế" có thể kéo dài mãi. "Bản vẽ đã duyệt" thì có hoặc chưa có. Đến bước sau, bạn mới chia mỗi gói thành các động tác cụ thể và xếp thứ tự.

Lỗi hay gặp khi lập WBS

• Quên sản phẩm quản lý.
  Báo cáo, biên bản nghiệm thu cũng cần người làm.
• Xếp theo thời gian.
  WBS không phải lịch.
• Chia tới từng giờ.
  Tốn công cập nhật hơn công làm.
• Tự lập một mình.
  Hãy đưa cho từng người phụ trách và hỏi: còn thiếu gì?

Ví dụ thứ hai: WBS cho một hội nghị khách hàng

Thử áp dụng cho một dự án khác hẳn. Công ty giả định tổ chức hội nghị 150 khách. Danh sách việc mọi người gửi về thường lộn xộn: đặt phòng, gửi thư mời, in tài liệu, họp với phòng kinh doanh, thuê âm thanh. Gom lại theo sản phẩm, bạn có:

Hai sản phẩm trong khối cuối thường không có ai nhắc tới, và đó chính là lý do phải kiểm quy tắc 100%. Hỏi "kết quả cuối cần gì mà chưa ai nói tới?" hay giúp bạn tìm ra chúng.

Từ WBS ra danh sách việc

Với mỗi gói, hỏi: "Muốn có sản phẩm này, phải làm những động tác gì?". Lúc này mới dùng động từ. Ví dụ gói "Bản vẽ đã duyệt" trở thành: khảo sát hiện trạng, vẽ phương án, lấy ý kiến, sửa bản vẽ, trình duyệt. Danh sách việc này mới là đầu vào cho bước ước lượng và tính đường găng.

Bảng tự kiểm trước khi chốt WBS

• Đỉnh cây có đúng là sản phẩm cuối của dự án không?
• Có sản phẩm nào chỉ có một người nghĩ tới nó không?
• Mọi gói đều có một người đứng tên chưa?
• Đã có các sản phẩm quản lý như báo cáo và biên bản chưa?
• Đã đưa cho người phụ trách từng phần xem và hỏi "còn thiếu gì" chưa?

Viết từ điển cho gói dễ hiểu sai

Một gói đặt tên đúng vẫn có thể bị hiểu khác. Gói "Mạng và wifi" có gồm thử tốc độ không? Có gồm cài lại máy cá nhân không? Một dòng từ điển gồm kết quả, tiêu chí đạt, người đứng tên, việc đi trước và phần không bao gồm sẽ khoá những hiểu lầm này. Chỉ cần viết cho những gói dễ cãi nhau, không cần viết cho tất cả.

Ai nên tham gia lập WBS?

Người quản lý dự án viết bản nháp, nhưng không nên làm một mình. Mỗi người phụ trách một khối sẽ biết phần của mình còn thiếu gì. Cách làm nhanh: bạn vẽ hai tầng đầu, gửi cho từng người điền tầng ba trong một ngày, rồi họp 30 phút để gộp và gạch bớt phần trùng. Người đã góp vào WBS cũng dễ nhận phần việc của mình hơn người chỉ được giao.

Một lưu ý nhỏ: nếu dự án của bạn chỉ dài vài tuần và có hai, ba người, WBS có thể chỉ là một danh sách sản phẩm trên một trang giấy. Điều quan trọng không phải là hình cây đẹp, mà là trả lời được hai câu: đã đủ việc chưa, và mỗi phần có ai đứng tên.

WBS dùng thế nào sau khi đã lập xong?

• Làm khung cho lịch: mỗi gói thành các việc có thời lượng.
• Làm khung cho ngân sách: mỗi gói gắn một khoản tiền, nên bạn biết tiền đi về đâu.
• Làm căn cứ khi có yêu cầu mới: chưa có trong WBS là thay đổi, phải tính ngày và tiền trước khi nhận.
• Làm danh sách nghiệm thu: mỗi gói có dấu hiệu xong, tới cuối dự án cứ đối chiếu.

Vì vậy, thời gian bỏ ra lập WBS không phải là thêm giấy tờ. Đó là phần được dùng lại nhiều lần nhất trong suốt dự án.

WBS khác Gantt thế nào?

WBS là danh sách các phần việc theo dạng cây. Gantt là các thanh ngang theo thời gian. Bạn làm WBS trước, rồi ước lượng, xếp thứ tự, tính đường găng, cuối cùng mới vẽ Gantt.

Câu hỏi thường gặp

WBS cần bao nhiêu tầng?

Dự án vài tháng thường đủ với ba tầng. Tầng nhiều hơn chỉ cần khi gói việc chưa đạt bốn câu hỏi ở trên.

Có cần viết từ điển WBS cho mọi gói không?

Không. Chỉ viết cho gói có người hiểu khác nhau, gói đụng nhà thầu, gói đụng tiền lớn. Dòng "Không bao gồm" là dòng hữu ích nhất.

Có mẫu WBS để tải về không?

Có. Khoá Quản lý dự án nền tảng cho người mới có mẫu WBS và từ điển gói việc, kèm bài mẫu của một dự án chuyển văn phòng giả định.

Tên công ty và số liệu trong bài là giả định để minh hoạ.