Được giao dự án lần đầu: bắt đầu từ đâu và tuần đầu nên làm gì
Mục lục (12 phần)
Sếp nhắn một câu: "Em lo việc này nhé." Bạn chưa từng quản lý dự án, phòng khác không dưới quyền bạn, và hạn thì đã có. Tuần đầu tiên quyết định khá nhiều thứ. Bài này gợi ý bạn làm gì trong tuần đó, rồi giới thiệu khoá học Vietdemy biên soạn cho đúng tình huống này.
Được giao dự án lần đầu thì làm gì trước?
Đừng làm ngay. Hãy viết lại câu giao việc thành một câu có bốn phần: làm ra gì, cho ai, xong khi nào, trong giới hạn nào. Ví dụ: "Chuyển 80 chỗ làm việc sang văn phòng mới trước 30/6, chuyển vào cuối tuần, trong ngân sách được duyệt." Đem câu đó hỏi lại người giao việc. Một câu hỏi lại tốn vài phút, nhưng tránh được cảnh làm xong mới biết sếp muốn thứ khác.
Bảy câu hỏi phải trả lời trước khi chạy dự án
Vietdemy gom việc lập kế hoạch thành Khung Bảy Chốt. Mỗi chốt có một câu hỏi, một bằng chứng và một người gật đầu. Chưa có bằng chứng thì chưa qua chốt.
Điểm quan trọng là bằng chứng. "Em nắm rồi" không phải bằng chứng. Một trang điều lệ có chữ ký, một bảng WBS, một sổ rủi ro có tên người canh thì là bằng chứng. Được đi lùi về chốt trước khi phát hiện thiếu, nhưng không đi tắt qua chốt chưa có.
Không có quyền ra lệnh thì làm việc thế nào?
Hầu hết người được giao dự án lần đầu đều rơi vào cảnh này. Bạn làm việc bằng thông tin và lời hứa rõ ràng. Khi cần người của phòng khác, hãy viết lời đề nghị đủ bốn phần:
| Phần | Ví dụ |
|---|---|
| Vì sao | Dự án đã được anh Bảo ký, hạn 30/6 |
| Cần gì | Anh Tuấn làm 16 công, phần lớn vào tuần 12 đến 14 |
| Ảnh hưởng tới họ | Tuần đó anh Tuấn gần như không nhận được yêu cầu thường ngày |
| Đổi lại | Em gửi lịch trước 4 tuần, báo ngay nếu tuần đó dời |
Việc gì nên có trong tuần đầu?
- Viết câu mô tả dự án và hỏi lại người giao việc.
- Viết điều lệ một trang: vì sao làm, thế nào là xong, trong và ngoài phạm vi, mốc, tiền, người.
- Xin xác nhận trong một buổi 10 phút, chốt ba điểm: tiêu chí xong, trần tiền, ai duyệt phát sinh.
- Liệt kê người có thể ảnh hưởng tới dự án, kể cả người trông có vẻ nhỏ như bảo vệ toà nhà.
Thế nào là một tiêu chí "xong" đo được?
Đây là chỗ người mới hay bỏ qua nhất. Sếp nói "chuyển suôn sẻ", ai cũng gật đầu, nhưng tới ngày nghiệm thu thì mỗi người hiểu một kiểu. Hãy đổi mỗi mong muốn thành một điều ai cũng kiểm được bằng mắt, kèm người đo.
| Câu ban đầu | Viết lại | Ai đo |
|---|---|---|
| Chuyển văn phòng suôn sẻ | Sáng thứ Hai sau khi chuyển, 80 máy vào mạng trước 8 giờ 30 | Anh Tuấn, theo danh sách 80 chỗ |
| Văn phòng mới đẹp, tiện | Đủ 80 chỗ và 3 phòng họp theo bản vẽ đã duyệt, không còn hạng mục lỗi | Biên bản nghiệm thu |
| Tiết kiệm chi phí | Tổng chi không vượt mức đã duyệt, phát sinh đều có phiếu | Kế toán |
Viết cả phần không làm
Khi nghe "chuyển văn phòng", người này tưởng sẽ có máy in mới, người kia tưởng có chỗ để xe. Hãy đi hỏi vài người: "Khi nghe dự án này, anh chị mong sẽ có thêm gì?". Với mỗi điều nghe được, quyết định một trong ba: trong phạm vi, ngoài phạm vi, hay còn phải kiểm tra. Rồi gửi lại bảng này cho chính những người bạn đã hỏi. Biết sớm là không có máy in vẫn dễ chịu hơn nhiều so với biết vào ngày chuyển.
Từ tuần 2 đến tuần 4 làm gì tiếp?
| Tuần | Việc | Bạn có trong tay |
|---|---|---|
| Tuần 2 | Hỏi các bên liên quan, chia việc theo sản phẩm | Sổ các bên, bảng ai làm ai quyết, WBS |
| Tuần 3 | Ước lượng, xếp thứ tự, tính đường găng, lập ngân sách | Bảng tiến độ, ngân sách có căn cứ |
| Tuần 4 | Họp 30 phút tìm rủi ro, bắt đầu báo cáo tuần | Sổ rủi ro có người canh, báo cáo tuần đầu |
Bạn chưa cần hoàn hảo. Bạn cần mỗi tuần có một thứ cụ thể cho người khác xem và góp ý.
Ba lỗi hay gặp trong tuần đầu
- Gọi nhà thầu xin báo giá ngay.Chưa có phạm vi thì các báo giá không so được với nhau.
- Hứa ngày xong khi chưa tính.Hãy báo một mốc dự kiến và nói rõ khi nào có ngày chắc chắn.
- Làm thay người khác.Cảm giác có ích, nhưng lúc đó không còn ai trông cả dự án.
Khoá học dạy những gì?
Khoá Quản lý dự án nền tảng cho người mới đi hết vòng đời một dự án giả định: công ty Lam Giang chuyển văn phòng 80 người trong 72 ngày làm việc. Bạn học cách viết điều lệ, khoanh phạm vi, chia WBS, ước lượng, tính đường găng, vẽ Gantt, lập ngân sách, lập sổ rủi ro, báo cáo tuần, xử lý thay đổi và nghiệm thu.
Khoá có Nhịp Tuần 3-1-1 cho báo cáo tuần, Phiếu Ba Giá cho yêu cầu thay đổi, 6 tệp mẫu Excel và dự án cuối khoá có bảng tiêu chí tự chấm. Mọi con số trong bài tính đường găng và ngân sách đều được tính lại bằng mã trước khi đưa vào bài.
Khi nào nên báo sếp, khi nào tự xử lý?
Người mới thường rơi vào một trong hai đầu: chuyện gì cũng hỏi sếp, hoặc chuyện gì cũng tự ôm. Quy tắc đơn giản: báo lên khi việc đó đụng tới ngày xong, tổng tiền, hoặc điều đã cam kết với người khác. Còn lại, bạn tự quyết và ghi vào báo cáo tuần. Khi báo tin xấu, hãy nói việc gì đã xảy ra bằng con số, ảnh hưởng ra sao, và cách xử lý bạn đề xuất.
Khoá này có hợp với bạn không?
Hợp nếu bạn lần đầu được giao một việc lớn, có hạn, có nhiều bên cùng tham gia. Không hợp nếu bạn đang cần luyện thi một chứng chỉ, vì khoá dạy làm việc thật chứ không theo đề cương chứng chỉ nào. Nếu việc của bạn chủ yếu là phần mềm và thay đổi liên tục, hãy xem thêm Quản lý dự án Agile và Scrum thực chiến.
Câu hỏi thường gặp
Chưa từng làm dự án có học được không?
Được. Khoá viết cho người mới, bắt đầu từ việc nhận ra một việc được giao có phải là dự án không.
Có cần phần mềm riêng không?
Không. Khoá dùng Excel; tệp mẫu mở được bằng Excel, Excel trên web hoặc Google Sheets.
Có giáo viên chấm dự án cuối khoá không?
Không. Bạn tự chấm bằng bảng tiêu chí 100 điểm, có bài mẫu để đối chiếu.
Tên công ty, tên người và số liệu trong bài là giả định để minh hoạ.
