Cách viết email tiếng Anh công việc: khung 5 phần và mẫu câu cho người mới
Mục lục (9 phần)
Bài viết do đội ngũ biên tập Vietdemy biên soạn từ khoá học Tiếng Anh giao tiếp cơ bản cho người đi làm: 8 tuần, 20 phút mỗi ngày của Nguyễn Anh Khoa.
Tin vui cho người mới đi làm hoặc đang lấy lại tiếng Anh: email công việc ngắn là kỹ năng tiếng Anh dễ học nhất. Bạn có thời gian suy nghĩ, có thể tra từ, có thể nhờ người đọc lại, và phần lớn email lặp lại vài mẫu quen thuộc. Một email tốt ở mức cơ bản không cần từ hay, chỉ cần rõ, ngắn và lịch sự. Bài viết này hướng dẫn cách viết email tiếng Anh công việc theo khung 5 phần, kèm mẫu câu và các lỗi hay gặp.
Khung một email ngắn: tiêu đề và 5 phần
1. Tiêu đề (Subject)
Tiêu đề tốt cho biết việc gì và khi nào. "Order 2381: delivery date" tốt hơn nhiều so với "Order" hay để trống. Không viết cả câu, không viết hoa toàn bộ.
2. Lời chào
"Hi + tên" an toàn với đồng nghiệp và khách đã quen. "Dear Mr/Ms + họ" khi viết lần đầu cho người cấp cao hoặc văn bản trang trọng. "Dear Sir or Madam" khi không biết tên người nhận. Sau lời chào có dấu phẩy, rồi xuống dòng.
3. Câu mở đầu
Một câu là đủ: cảm ơn (Thank you for your email.) hoặc nêu lý do viết (I'm writing about the delivery for order 2381.). Không cần câu xã giao dài ở mọi email.
4. Nội dung chính
Một email, một mục đích. Ngày, giờ, địa điểm, số lượng nên tách thành từng dòng để người đọc nhìn là thấy. Câu ngắn, mỗi câu một ý.
5. Việc cần làm và lời kết
Nói rõ người nhận cần làm gì và trước khi nào: Could you confirm by Thursday? Rồi kết bằng Best regards, và tên bạn.
Chào và kết theo mức trang trọng
| Mức | Lời chào | Lời kết | Dùng khi |
|---|---|---|---|
| Trang trọng | Dear Ms Nguyen, / Dear Sir or Madam, | Kind regards, / Yours sincerely, (Yours faithfully, khi mở đầu bằng Dear Sir or Madam) | Viết lần đầu, cấp cao, văn bản chính thức |
| Trung tính | Hi David, / Hello David, | Best regards, / Kind regards, | Phần lớn email công việc |
| Thân mật | Hi David, / Hi team, | Thanks, / Cheers, | Đồng nghiệp đã quen |
Lưu ý: "Mr" và "Ms" đi với họ, không đi với tên. "Dear Mr Wilson" đúng; "Dear Mr David" là lỗi rất hay gặp.
Sáu email mẫu ngắn (tự soạn)
Tên người và công ty trong mẫu là hư cấu. Hãy thay chi tiết trong [ngoặc vuông] khi dùng.
Hỏi cập nhật đơn hàng
Subject: Order [2381]: delivery update
Hi David,
Could you give me an update on order [2381]? Our warehouse needs the delivery date to plan staff for next week.
Thank you,
[Lan]
Xin nghỉ phép
Subject: Leave request: [Thu 20 - Fri 21 Nov]
Hi Emily,
I'd like to request two days of annual leave on [Thursday 20 and Friday 21 November]. Minh has agreed to cover my emails while I'm away.
Please let me know if that works.
Best regards,
[Lan]
Gửi biên bản họp
Subject: Notes from today's meeting
Hi team,
Please find attached the notes from today's meeting. The two actions are:
1. Tuan: send the updated price list by Wednesday.
2. Hoa: book the training room for 2 December.
Thanks,
[Lan]
Từ chối lịch sự
Subject: Re: Friday workshop
Hi Mark,
Thank you for the invitation. Unfortunately, I have a client visit on Friday, so I won't be able to join. Could you share the slides afterwards?
Best regards,
[Lan]
Nhắc nhẹ khi chưa nhận phản hồi
Subject: Reminder: signed contract
Hi Priya,
Just a quick reminder about the signed contract. Could you send it by Friday so we can start on Monday?
Thanks,
[Lan]
Giới thiệu đồng nghiệp
Subject: Introduction: Minh, our new logistics officer
Hi David,
I'd like to introduce Minh, who has joined our logistics team. From next week, Minh will handle your delivery schedules. I've copied him on this email.
Best regards,
[Lan]
Năm lỗi email hay gặp của người mới
| Lỗi | Sửa thành | Vì sao |
|---|---|---|
| Dear Mr David, | Dear Mr Wilson, hoặc Hi David, | Mr đi với họ |
| I send you the file. | Please find attached the file. / I've attached the file. | Cách nói chuẩn khi gửi tệp |
| Please kindly help me to check. | Could you check this, please? | Thừa từ, nghe gượng |
| Subject: Hello | Subject: Price list for December | Tiêu đề phải nói nội dung |
| Thanks and best regards and have a nice day!!! | Best regards, | Một lời kết là đủ |
Reply, Reply all, Cc và Forward
- Replychỉ gửi cho người viết email. Dùng mặc định.
- Reply allgửi cho mọi người trong thư. Chỉ dùng khi tất cả đều cần biết câu trả lời của bạn.
- Ccngười được gửi kèm để biết, không phải người chính cần làm việc. Có thể ghi ở dòng chào: Hi Emily (cc Tuan),
- Forwardchuyển email cho người mới, luôn thêm một câu giải thích ở trên: Hi Minh, please see Priya's email below. Could you help her with the invoices?
Khi trả lời một email có nhiều câu hỏi, đánh số 1, 2, 3 theo đúng thứ tự câu hỏi để không sót. Nếu chưa trả lời được ngay, gửi một dòng: Thanks, Emily. Let me check and get back to you by tomorrow.
Khi nào dùng email, khi nào dùng chat?
Chat công việc phù hợp cho trao đổi nhanh trong nội bộ. Chuyển sang email khi cần lưu lại (giá, cam kết, hợp đồng), khi có tệp quan trọng, hoặc khi gửi khách bên ngoài. Khi trao đổi qua lại quá ba lượt vẫn chưa rõ, hãy gọi điện. Trước khi nhắn cho người ở nước khác, nhìn giờ ở nơi họ; nếu không gấp, thêm câu No rush, tomorrow is fine.
Dùng công cụ dịch và AI thế nào cho đúng?
Công cụ dịch và trợ lý AI kiểm tra chính tả, ngữ pháp rất tốt. Cách dùng hiệu quả: tự viết bằng mẫu câu trước, rồi nhờ công cụ kiểm tra. Đừng dán đoạn tiếng Việt dài rồi gửi nguyên bản dịch: bạn không học được, và đôi khi bản dịch đổi nghĩa mà bạn không nhận ra. Luôn đọc lại tên, số, ngày giờ trước khi bấm gửi, và không dán thông tin nội bộ vào công cụ bên ngoài nếu công ty không cho phép.
Checklist trước khi bấm Gửi
- Tiêu đề nói rõ việc gì, khi nào.
- Lời chào đúng mức; Mr/Ms đi với họ.
- Một email, một mục đích; thông tin quan trọng tách dòng.
- Có câu nói rõ người nhận cần làm gì, trước khi nào.
- Đã kiểm tra tệp đính kèm, tên, số, ngày giờ.
- Đúng nút: Reply hay Reply all.
Mẹo giữ thói quen: mỗi khi viết xong một email tốt (khách trả lời mà không phải hỏi lại), hãy lưu vào tệp ghi chú, thay chi tiết bằng [ngoặc vuông]. Sau vài tháng bạn sẽ có bộ mẫu của riêng mình.
Câu hỏi thường gặp
Viết email tiếng Anh có cần câu "I hope this email finds you well" không?
Không bắt buộc. Với đồng nghiệp hoặc khách đã quen, đi thẳng vào việc bằng một câu cảm ơn hoặc nêu lý do viết thường rõ ràng hơn.
"Best regards" và "Kind regards" khác nhau thế nào?
Cả hai đều lịch sự và dùng được cho phần lớn email công việc. "Kind regards" hơi trang trọng hơn một chút; quan trọng là chỉ dùng một lời kết.
Có nên viết "Please kindly"?
Nên tránh vì thừa từ. Dùng "Could you..., please?" hoặc "Please..." là đủ lịch sự.
Trình độ tiếng Anh cơ bản có viết được email công việc không?
Được. Email ngắn dùng câu đơn giản và mẫu câu lặp lại. Học thuộc khoảng mười câu mẫu cốt lõi là đủ xử lý phần lớn tình huống văn phòng hằng ngày.
