Quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá từ A đến Z cho người mới
Mục lục (7 phần)
Nếu bạn mới vào nghề hoặc sắp nhập hàng lần đầu, câu hỏi đầu tiên thường là: quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá gồm những bước nào? Bài này đi hết một lô hàng từ lúc chốt giá với đối tác nước ngoài đến khi thông quan và hạch toán, chỉ ra mỗi bước cần chứng từ gì và dễ sai ở đâu. Các điểm pháp lý được đối chiếu với văn bản gốc và tra cứu đến ngày 20/10/2026; nội dung tham khảo, không phải tư vấn pháp lý hay hải quan. Mọi ví dụ doanh nghiệp, số liệu là giả định.
Quy trình xuất nhập khẩu gồm mấy bước?
Với một lô hàng nhập khẩu, có thể chia thành mười bước: chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng; chốt điều kiện giao hàng và thanh toán; kiểm điều kiện nhập khẩu (mã HS, thuế, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành); đặt tàu hoặc chuyến bay và mua bảo hiểm; nhận và kiểm bộ chứng từ; nhận thông báo hàng đến và đổi lệnh giao hàng; khai hải quan điện tử; nộp thuế và thông quan; rút hàng về kho, trả vỏ container; thanh toán nốt, hạch toán và lưu hồ sơ. Lô xuất khẩu đi theo chiều ngược lại, cộng thêm bước xin C/O nếu khách hàng cần hưởng thuế ưu đãi.
Hợp đồng ngoại thương và Incoterms 2020 cần chốt gì?
Hợp đồng nên nói rõ hàng hoá, số lượng, giá, điều kiện giao hàng, thanh toán, bao bì, kiểm hàng, phạt, bất khả kháng, luật áp dụng và cách giải quyết tranh chấp. Điều kiện giao hàng thường dẫn chiếu Incoterms 2020 của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), gồm 11 điều kiện: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP cho mọi phương thức vận tải và FAS, FOB, CFR, CIF cho đường thuỷ. Incoterms cho biết ai trả chi phí nào và rủi ro chuyển từ bên bán sang bên mua ở đâu; nó không quyết định quyền sở hữu hàng và không thay hợp đồng vận tải.
Một sai lầm hay gặp: chọn FOB khi hàng thực ra được giao cho hãng tàu hoặc ICD trước khi lên tàu. Với hàng đóng container, FCA thường phù hợp hơn vì rủi ro chuyển đúng lúc người bán giao hàng.
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?
| Chứng từ | Ai lập | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Commercial invoice (hoá đơn thương mại) | Người bán | Chứng minh giá và điều kiện giao hàng; đối chiếu khi thanh toán và khai hải quan |
| Packing list | Người bán | Số kiện, trọng lượng, thể tích; phải khớp thực tế và invoice |
| Vận đơn (B/L đường biển, AWB hàng không) | Hãng vận chuyển hoặc forwarder | Biên nhận hàng, bằng chứng hợp đồng vận chuyển; B/L còn là chứng từ nhận hàng |
| C/O (chứng nhận xuất xứ) | Tổ chức cấp hoặc nhà xuất khẩu tự chứng nhận theo hiệp định | Xin thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại tự do |
| Chứng từ bảo hiểm | Công ty bảo hiểm | Bồi thường khi hàng tổn thất trong điều kiện được bảo hiểm |
Lỗi hay gặp nhất là các chứng từ lệch nhau: tên công ty, mô tả hàng, số lượng, trọng lượng hay giá khác nhau giữa invoice, packing list và vận đơn. Hãy đối chiếu chéo trước khi nộp.
Khai hải quan điện tử: thời hạn nào cần nhớ?
Theo Luật Hải quan (văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH năm 2026), Điều 25 khoản 1: với hàng nhập khẩu, tờ khai được nộp trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Với hàng xuất khẩu, tờ khai nộp sau khi đã tập kết hàng tại địa điểm đã thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (hàng chuyển phát nhanh: 02 giờ). Điều 25 khoản 2: tờ khai có giá trị làm thủ tục hải quan trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký. Nhiều tài liệu dạy nhầm "khai trước 15 ngày kể từ ngày hàng đến"; luật không có cụm này, 15 ngày là hiệu lực của tờ khai.
Hệ thống sẽ phân luồng tờ khai: luồng 1 (thường gọi là luồng xanh), luồng 2 (vàng) và luồng 3 (đỏ). Luồng 3 thường kiểm tra thực tế hàng hoá, nên cần chuẩn bị người có mặt và hàng dễ mở kiểm. Khai bổ sung sau thông quan được quy định riêng; khoá học đi chi tiết từng mốc thời gian kèm căn cứ điều khoản.
Lưu ý thay đổi: Luật 11/2026/QH16 sửa đổi Luật Hải quan có hiệu lực từ 01/3/2027 (chưa áp dụng ở thời điểm viết bài). Hãy theo dõi văn bản hướng dẫn trước khi áp dụng.
Cách tính cước vận chuyển và CBM
Hàng lẻ đường biển (LCL) tính theo W/M: lấy lớn hơn giữa số tấn và số mét khối (CBM), trong đó CBM = dài x rộng x cao (m) x số kiện. Hàng không tính theo trọng lượng tính cước, là số lớn hơn giữa trọng lượng thực và trọng lượng thể tích (thể tích cm3 chia hệ số quy đổi, nhiều hãng dùng 6.000 cm3/kg). Ví dụ giả định: 50 thùng, mỗi thùng 0,6 x 0,4 x 0,5 m cho 6 CBM; nếu đơn giá LCL giả định là 28 USD/CBM thì cước biển là 168 USD, chưa gồm phụ phí. Ngoài cước chính còn có các phụ phí như THC, phí D/O, CIC, tuỳ hãng và tuyến; hãy hỏi báo giá "all-in" và so sánh ít nhất ba báo giá.
Câu hỏi thường gặp
Người mới nên học xuất nhập khẩu từ đâu?
Bắt đầu từ bản đồ các bên tham gia và quy trình một lô hàng, sau đó học Incoterms, bộ chứng từ, mã HS và thuế, hải quan, cước. Học theo lô hàng giả định giúp bạn thấy mỗi kiến thức dùng ở bước nào.
Làm xuất nhập khẩu có bắt buộc thuê đại lý hải quan không?
Không phải lúc nào cũng bắt buộc; người khai hải quan có thể là chủ hàng hoặc đại lý làm thủ tục hải quan được uỷ quyền. Hãy xem quy định hiện hành về người khai hải quan và đại lý, và cân nhắc năng lực của đội ngũ.
Incoterms 2020 có bắt buộc áp dụng không?
Incoterms là bộ quy tắc tự nguyện: hai bên chỉ áp dụng khi ghi trong hợp đồng, nên cần ghi rõ phiên bản (ví dụ "FCA Binh Duong ICD, Incoterms 2020").
Thiếu C/O thì sao?
Hàng vẫn có thể thông quan nhưng có thể không được hưởng thuế suất ưu đãi. Thời hạn nộp bổ sung C/O phụ thuộc quy định áp dụng cho từng hiệp định; khoá học nêu chi tiết kèm căn cứ.
Quy định xuất nhập khẩu thay đổi nhanh thì làm sao cập nhật?
Luôn đối chiếu văn bản mới nhất trên cổng thông tin chính thức và hỏi đại lý hoặc cơ quan hải quan trước khi áp dụng cho lô hàng cụ thể.
Học tiếp ở đâu?
Khoá Xuất nhập khẩu và logistics thực chiến: chứng từ, hải quan, Incoterms 2020 có mười chương, bộ công cụ (checklist chứng từ, bảng tính cước, mẫu email booking tiếng Anh) và câu hỏi có lời giải. Nếu bạn làm bán hàng B2B, xem thêm khoá Bán hàng B2B tư vấn và đàm phán; nếu phụ trách kế toán, khoá Thuế TNDN và hoá đơn điện tử 2026 sẽ hữu ích.
