8 Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tốt Nhất

Khả năng quản lý người sở hữu dự án, liệu dự án có đang đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn và ngân sách hay không, cũng như điểm khó khăn của dự án nằm ở đâu, sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt trong bất kỳ đội nhóm nào.

Phần mềm quản lý dự án giúp các công ty lớn và nhỏ theo dõi mọi thứ đang diễn ra trong doanh nghiệp. Ngày nay, các tùy chọn dường như vô hạn, vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu ưu tiên của bạn là gì trước khi bạn đi sâu vào nghiên cứu các tùy chọn phần mềm của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án tốt nhất, thì chúng tôi đã hoàn thành danh sách dưới đây giúp bạn thu hẹp những gì bạn đang tìm kiếm.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Các tổ chức hoặc cá nhân sử dụng nền tảng hoặc công cụ kỹ thuật số được gọi là phần mềm quản lý dự án (project management software) để lập kế hoạch dự án, phân bổ và giám sát tài nguyên dự án, lên lịch trình và nhiệm vụ, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án. Nó cũng được sử dụng để ghi lại và sử dụng kiến thức, ý tưởng và làm việc với các thành viên trong nhóm để hoàn thành dự án. Các công cụ lưu trữ, tìm kiếm và sắp xếp tài liệu, hỗ trợ thêm cho các doanh nghiệp trong việc duy trì tổ chức.

Điều gì tạo nên một phần mềm quản lý dự án hữu ích?

Hầu hết các dự án đều yêu cầu các đặc điểm cơ bản của phần mềm quản lý dự án để có hiệu quả. Tuy nhiên, một số tùy chọn phần mềm nhất định tốt hơn cho các nhóm hoặc doanh nghiệp cụ thể so với các tùy chọn khác do các khả năng bổ sung hoặc đặc biệt. Do đó, điều quan trọng là tiến hành một nghiên cứu để xác định những đặc điểm đặc biệt nào, tùy thuộc vào phương pháp, loại hình kinh doanh hoặc loại dự án của nhóm bạn, có thể làm tăng thành công cho nỗ lực của bạn.

Chẳng hạn, hầu hết các phần mềm quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch, lên lịch, phân công nhiệm vụ xung quanh các dự án và báo cáo về tiến độ của chúng. Ngoài ra, hầu hết cung cấp dạng xem để theo dõi tiến trình và các yếu tố phụ thuộc, như biểu đồ Kanban hoặc Gantt.

8 Phần mềm quản lý dự án hàng đầu

Asana

Asana cho phép người dùng đưa hơn 100 tích hợp và ứng dụng vào phần mềm của mình, cho phép các nhóm có email, yêu cầu và các tệp thiết yếu khác ở cùng một nơi. Một số ứng dụng có thể được đồng bộ hóa với Asana bao gồm Google Drive, Dropbox, Trello, MailChimp, Microsoft Office 365 và Gmail.

Đánh giá chung

Các nhóm nhỏ có thể tận dụng dịch vụ miễn phí của Asana, cho phép tối đa 15 người dùng và bao gồm tìm kiếm cơ bản, bảng điều khiển cơ bản cũng như các nhiệm vụ, dự án và hội thoại không giới hạn. Dịch vụ Premium có giá $9.99/tháng, cung cấp số lượng thành viên nhóm không giới hạn, bảng điều khiển không giới hạn, tìm kiếm nâng cao và các tính năng khác. Gói doanh nghiệp của họ bao gồm tất cả các tính năng mà gói cao cấp cung cấp, cùng với khả năng kiểm soát và hỗ trợ bổ sung. Người dùng quan tâm sẽ cần liên hệ trực tiếp với Asana để nhận báo giá tùy chỉnh.

Tại sao người dùng thích Asana?

Asana cung cấp một giao diện dễ sử dụng và giúp việc giám sát các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng. Người dùng cũng yêu thích tất cả khả năng tích hợp của nó.

Các nhược điểm của Asana

Việc cấu hình tất cả các thông báo (notifications) và quản lý tác vụ (tasks) của bạn có thể là một thách thức.

Basecamp

Basecamp cho phép liên lạc trong toàn công ty trên một giao diện bao gồm bảng thảo luận, danh sách việc cần làm, công cụ trò chuyện nhóm, báo cáo, lưu trữ tệp, chuyển tiếp email, v.v. Basecamp không chỉ dựa trên web mà còn cung cấp các ứng dụng cho iOS, Android, Mac và PC.

Đánh giá chung

Basecamp khá đơn giản và được cung cấp ở mức cố định là $99/tháng. Nó bao gồm tất cả các tính năng, chẳng hạn như trò chuyện trong thời gian thực, danh sách việc cần làm, lưu trữ tệp, lịch biểu, v.v. Không có giới hạn người dùng hoặc dự án và cũng cung cấp bản dùng thử 30 ngày miễn phí. Tài khoản miễn phí có sẵn cho sinh viên và giáo viên; giá chiết khấu cũng được cung cấp cho các tổ chức phi lợi nhuận.

Tại sao người dùng thích Basecamp?

Các tính năng cộng tác giúp làm việc nhóm liền mạch. Người dùng có thể chia sẻ tất cả các tệp, bằng chứng và thông tin ở một nơi và sắp xếp các cuộc trò chuyện cho từng dự án.

Các nhược điểm của Basecamp

Người dùng mới sẽ gặp nhiều thách thức để làm quen với phần mềm.

ProProfs Project

ProProfs Project là một phần mềm quản lý dự án đơn giản cho phép các doanh nghiệp hoặc cá nhân theo dõi và quản lý các nhiệm vụ và nhiệm vụ con của họ một cách hiệu quả. Công cụ quản lý tác vụ này có thể giúp các nhóm lập kế hoạch dự án và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Người dùng cũng có quyền truy cập vào danh sách, Biểu đồ Gantt, Kanban và chế độ xem lịch.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý dự án cũng giúp theo dõi ai đang làm việc gì và có bao nhiêu thành viên trong nhóm tham gia vào việc hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án thông qua chế độ xem bảng điều khiển duy nhất. Bảng điều khiển này cho phép các nhà quản lý dự án xác định xem họ có gặp khủng hoảng tài nguyên hay không. Nó thậm chí còn giúp cộng tác giữa các nhóm khác nhau thông qua thông báo kịp thời cho các nhận xét và hoạt động chia sẻ tệp. Dự án ProProfs không dừng lại ở đó, nó thậm chí còn giúp thu hút tất cả các bên liên quan của bạn tham gia. Thật đơn giản, chỉ cần thêm họ làm người dùng và họ có thể nhận được cập nhật thường xuyên về tiến độ của dự án. Người dùng công cụ thậm chí có thể tạo hóa đơn số giờ có thể lập hóa đơn và không thể lập hóa đơn có thể được gửi trực tiếp đến khách hàng qua email trong vài giây.

Đánh giá chung

Nhận 15 ngày dùng thử miễn phí mà không cung cấp thông tin ngân hàng hoặc thẻ tín dụng với ProProfs Project. Trong thời gian dùng thử miễn phí đó, hãy truy cập vào tất cả các tính năng cao cấp. Nó giúp các công ty quyết định liệu nó có phù hợp hoặc vượt quá mong đợi của họ hay không. Khi thời gian dùng thử miễn phí kết thúc, ProProfs Project cung cấp hai gói. Gói Essentials bắt đầu ở mức $2/người dùng/tháng, trong đó một người có thể tạo tối đa 50 dự án và có quyền truy cập vào các tính năng như nhiệm vụ và nhiệm vụ con, chế độ xem lịch, người được giao và ngày đến hạn, nhiệm vụ định kỳ, cộng tác, trường tùy chỉnh, mốc quan trọng, v.v. Trong khi gói thứ hai, gói cao cấp bắt đầu từ $4/người dùng/tháng. Nó bao gồm tất cả các tính năng có sẵn trong gói cơ bản và hơn thế nữa, chẳng hạn như vai trò và quyền, nhiệm vụ phụ thuộc, hóa đơn, theo dõi thời gian, bảng chấm công, bảng Kanban, v.v.

Tại sao người dùng thích ProProfs Project?

Đây là một sản phẩm giàu tính năng có sẵn trong các gói giá cả phải chăng bắt đầu từ $2/người dùng/tháng.

Các nhược điểm của ProProfs Project

Phần mềm này cần phải có nhiều tích hợp hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Airtable

Bảng tính (spreadsheets) là một cách tuyệt vời để sắp xếp thông tin và Airtable nhận ra điều này, đó là lý do tại sao họ đã tạo giao diện cơ sở dữ liệu đáp ứng bảng tính. Airtable cho phép tổ chức và cộng tác liền mạch với các thay đổi theo thời gian thực, dễ chỉnh sửa. Các bảng tính của chương trình cũng cung cấp tùy chọn bao gồm các tệp đính kèm phương tiện với mỗi mục nhập, giúp chương trình trở thành một cách trực quan để sắp xếp dữ liệu. Chương trình cung cấp cả tùy chọn ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, cũng cho phép tích hợp với các ứng dụng phổ biến khác. Việc tích hợp bao gồm các ứng dụng truyền thông xã hội, chẳng hạn như Instagram và Facebook, đồng thời cho phép tích hợp từ các ứng dụng quản lý dự án khác, chẳng hạn như Asana và Basecamp.

Đánh giá chung

Tài khoản miễn phí có sẵn, nhưng chúng cung cấp các tính năng hạn chế. Gói Plus của họ có giá $12/tháng cho mỗi người dùng, cung cấp thêm dung lượng lưu trữ và các tính năng bổ sung, chẳng hạn như hỗ trợ qua email. Để mở khóa thêm các tính năng nâng cao của Airtable, chẳng hạn như biểu mẫu có thương hiệu tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể chọn gói Pro với giá $24 hàng tháng cho mỗi người dùng. Quyền truy cập vào tất cả những gì Airtable cung cấp đều có sẵn theo gói Doanh nghiệp và bạn có thể liên hệ trực tiếp với Airtable để nhận báo giá tùy chỉnh. Người dùng có thể tiết kiệm 17% cho tất cả các gói bằng cách thanh toán hàng năm.

Tại sao người dùng thích Airtable?

Airtable sử dụng dữ liệu của bạn để tạo ra thông tin chi tiết hơn về dự án hoặc nhóm của bạn so với mức bạn nghĩ có thể và trực quan hóa dữ liệu đó theo cách dễ tiếp cận hơn so với cơ sở dữ liệu.

Các nhược điểm của Airtable

Nó thiếu tham chiếu chéo (cross-referencing) linh hoạt, hợp nhất các bản ghi (records) và nhiều lịch được đồng bộ hóa (multiple synced calendars).

Teamwork Projects

Teamwork Projects cung cấp đủ công cụ để người dùng quản lý mọi khía cạnh của dự án, từ đầu đến cuối. Ngoài việc phân công nhiệm vụ, một số tính năng bổ sung mà Dự án làm việc theo nhóm cung cấp bao gồm theo dõi thời gian, ưu tiên nhiệm vụ, nhiều tùy chọn phân công nhiệm vụ, trình nhắn tin thời gian thực và bộ phận trợ giúp, biểu đồ Gantt và nhập dữ liệu cho phép bạn tiếp tục dự án mà bạn đã dừng lại ở nơi khác.

Đánh giá chung

Nếu nhóm của bạn nhỏ và bạn không cần nhiều dung lượng, bạn có thể tận dụng gói “Miễn phí vĩnh viễn/Forever Free” của Teamwork cho phép tối đa 5 người dùng, 2 dự án đang hoạt động và 100 MB dung lượng tệp. Đối với các gói trả phí, mức rẻ nhất hiện có là $9 hàng tháng cho mỗi người dùng (tối thiểu 5 người dùng) và cho phép tối đa 50 người dùng và 300 dự án, cùng với 100 GB dung lượng tệp. Gói cao cấp của họ, có giá $15 hàng tháng cho mỗi người dùng (tối thiểu năm người dùng) cho phép tối đa 100 người dùng và 600 dự án, cùng với 250 GB dung lượng tệp. Những người cần dung lượng tệp trên 500 GB, người dùng và dự án không giới hạn cũng như các tính năng độc quyền khác có thể liên hệ trực tiếp với Teamwork để nhận báo giá về gói doanh nghiệp của họ.

Tại sao người dùng thích Teamwork Projects?

Teamwork Projects có nhiều tính năng, bao gồm khả năng theo dõi số giờ và thời gian dành cho các nhiệm vụ cũng như khả năng tạo các nhiệm vụ định kỳ.

Các nhược điểm của Teamwork Projects

Người dùng mới sẽ gặp nhiều thách thức để làm quen với phần mềm; rất nhiều tính năng khó tiếp thu nhanh chóng.

Hive

Hive là một phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây có thể phục vụ cho cả nhóm lớn và nhỏ, cung cấp cho họ rất nhiều tính năng, bao gồm tự động hóa quản lý tác vụ, chia sẻ tệp, theo dõi tiến độ dự án và thậm chí cả trò chuyện.

Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn tạo, phân công và phân loại nhiệm vụ cho tất cả các thành viên của nhóm dự án hoàn chỉnh với các thẻ, tệp dự án đính kèm và ngày đến hạn. Phần mềm này rất linh hoạt và cho phép bạn sắp xếp tất cả các tác vụ trong bảng Kanban, lịch hoặc biểu đồ Gantt. Nó kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến, như Google Drive, Dropbox, Box và Onedrive để chia sẻ, truy cập và cộng tác tệp dễ dàng và thuận tiện giữa các thành viên trong nhóm. Hive có sẵn trong tất cả các nền tảng chính trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn.

Đánh giá chung

Bạn nhận được Hive với 2 lựa chọn gói khác nhau - gói Đội ngũ (Teams) và gói Doanh nghiệp (Enterprise). $12 cho mỗi người dùng trong một tháng là số tiền bạn cần trả cho một gói Teams và nó phù hợp với mọi doanh nghiệp. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các dự án không giới hạn và cho phép bạn gửi tin nhắn không giới hạn. Ngoài ra, bạn có quyền truy cập vào Hive Analytics với gói này. Mặt khác, gói Enterprise đi kèm với tất cả các tính năng mà bạn có trong gói Teams và các bổ sung bổ sung cấp doanh nghiệp, bao gồm tích hợp tùy chỉnh, trình quản lý tài khoản, nâng cấp Hive Analytics, hỗ trợ triển khai, cài đặt tại chỗ và quyền truy cập vào Hive API. Đối với chi phí của gói Enterprise - bạn sẽ phải liên hệ với Hive. Ngoài ra, bạn có thời gian dùng thử miễn phí trong 14 ngày, điều này có thể giúp bạn quyết định xem Phần mềm quản lý dự án có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.

Tại sao người dùng thích Hive?

Hive có thiết kế đẹp, dễ sử dụng và có tất cả các công cụ mà bạn có thể cần trong phần mềm quản lý dự án của mình. Ngoài ra, Hive cho phép bạn xem các dự án từ nhiều bố cục khác nhau mà vẫn đảm bảo rằng bạn dễ dàng tổ chức và quản lý các tác vụ.

Các nhược điểm của Hive

Không đủ phổ biến đối với mọi người và sự tích hợp không hoàn hảo, nhưng nó đang được cải thiện.

Smartsheet

Smartsheet là một phần mềm quản lý dự án dựa trên bảng tính, rất phổ biến đối với các nhà quản lý dự án và doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đó là bất thường đối với một phần mềm quản lý dự án vì nó được thiết kế để phục vụ nhiều hơn thế.

Smartsheet có thể được mô tả như một ứng dụng có thể giúp bạn điều hành tất cả các chức năng kinh doanh. Mặc dù nó có thể được sử dụng giống như bất kỳ ứng dụng bảng tính nào, nhưng nó cũng có thể cung cấp nhiều tính năng khác biệt với Excel. Phần mềm cho phép bạn chia sẻ từng trang tính và hàng với các thành viên khác trong nhóm qua email, cung cấp quyền truy cập vào tất cả các nhận xét, tệp, ghi chú và thông tin liên quan đến dự án. Nó cho phép bạn lưu trữ tất cả các tài liệu, như Tài liệu, PDF, PPT và tệp đồ họa trong Google Drive, DropBox, Box và OneDrive. Bên cạnh đó, Smartsheet cung cấp một loạt các tích hợp với các công cụ khác, như Office 365, ServiceNow, Atlassian Jira, Salesforce và Gsuite.

Đánh giá chung

Bạn có thể dùng thử Smartsheet miễn phí bằng cách đăng ký gói dùng thử miễn phí 30 ngày. Khi điều đó kết thúc, bạn cần mua một gói phù hợp với nhu cầu của mình. Tất cả các gói của Smartsheet đều đi kèm với các tính năng cộng tác, chế độ xem công việc và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Bạn có thể chọn từ bốn tùy chọn đăng ký Smartsheet khác nhau. Gói cá nhân có giá $14/người dùng/tháng và gói doanh nghiệp có giá $25/tháng/người dùng.

Tại sao người dùng thích Smartsheet?

Nó hoạt động giống như một bảng tính, dễ sử dụng đối với hầu hết người dùng. Ngoài ra, ứng dụng dành cho thiết bị di động iOS của nó là ứng dụng phần mềm quản lý dự án tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy trên thiết bị di động.

Các nhược điểm của Smartsheet

Nó thiếu một tính năng theo dõi thời gian. Ngoài ra, có một số nhược điểm khác, như chế độ xem lịch hạn chế và cấu trúc báo cáo phức tạp.

Clarizen

Đó là một giải pháp quản lý công việc hợp tác dựa trên đám mây hoặc một phần mềm quản lý dự án được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý sự tham gia giữa các công ty. Công cụ này giúp kết nối các nguồn lực, lập kế hoạch hoạt động và quản lý quy trình công việc. Nó cho phép các nhà quản lý dự án xác định quy mô và phạm vi của các dự án, đồng thời ước tính các yêu cầu về lực lượng lao động và tài nguyên cho bất kỳ dự án cụ thể nào.

Điều tuyệt vời nhất về Clarizen là nó mang đến khả năng tự động hóa quy trình làm việc có thể định cấu hình, công cụ cộng tác theo ngữ cảnh và quản lý dự án trong một nền tảng duy nhất. Người quản lý dự án có quyền kiểm soát các tính năng quản lý dự án của nền tảng, như quản lý phạm vi, đánh giá rủi ro, bảng điều khiển và báo cáo. Nền tảng này cũng có thể được tích hợp với các ứng dụng trực tuyến khác, như MS SharePoint, SAP, Google Drive, Salesforce và Box.

Đánh giá chung

Bạn nhận được phiên bản dùng thử 30 ngày của nền tảng sau khi đăng ký Clarizen. Tuy nhiên, khi thời hạn kết thúc, bạn cần thanh toán cho nền tảng dựa trên nhu cầu của mình. Có hai gói mà bạn có thể chọn - Phiên bản doanh nghiệp và Phiên bản không giới hạn. Để biết thông tin chi tiết về giá cả, bạn có thể liên hệ với Clarizen.

Tại sao người dùng thích Clarizen?

Clarizen cung cấp một nền tảng quản lý công việc hợp tác dễ dàng, đảm bảo tất cả các hoạt động, báo cáo và tài liệu dự án của bạn ở một nơi duy nhất. Nó có một giao diện rõ ràng giúp người quản lý dự án dễ dàng làm việc với nó.

Các nhược điểm của Clarizen

Nó không có công cụ báo cáo và có một phạm vi nền tảng được tích hợp với các ứng dụng đám mây khác nhau.

Tổng kết

Đây chỉ là một danh sách nhỏ các phần mềm quản lý dự án hiện nay. Đôi khi, phải mất một chút thời gian để khám phá ra phần mềm quản lý dự án nào phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn. Những gì có thể phù hợp với bạn tại một thời điểm có thể không còn phục vụ nhu cầu kinh doanh của bạn khi nó mở rộng. Tuy nhiên, bất kể bạn chọn phần mềm quản lý dự án nào, điều bắt buộc là phải có các kỹ năng quản lý dự án phù hợp để đảm bảo bạn tận dụng tối đa phần mềm đó. Chương trình đào tạo cấp chứng chỉ Quản lý dự án của Vietdemy có tất cả các công cụ cần thiết để dạy cho bạn những kiến thức cơ bản về quản lý dự án.