16 Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Hàng Đầu Giúp Bạn Thành Công

Bí quyết dường như là kiểm soát thời gian thay vì để thời gian kiểm soát bạn. Nói cách khác, sự khác biệt nằm ở việc quản lý thời gian không hiệu quả.

Blog này thảo luận về cách bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình và tăng năng suất cho chính bạn.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một kỹ thuật để sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả và năng suất. Nó có nghĩa là tổ chức và lập kế hoạch làm thế nào để phân chia thời gian của bạn giữa các nhiệm vụ khác nhau. Bạn sẽ có thời gian để làm mọi thứ mình cần mà không bị căng thẳng về nó với kỹ năng quản lý thời gian tốt.

Bạn có thể làm việc hiệu quả và ưu tiên thời gian của mình để giải quyết các nhiệm vụ khẩn cấp hoặc quan trọng trước trong khi theo dõi những việc không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Do đó, bạn có thể tập trung thời gian và năng lượng của mình vào những việc quan trọng nhất. Cuối cùng, bạn sẽ làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết vì nó giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách khôn ngoan và ngừng lãng phí thời gian. Chúng ta trở nên tập trung và hiệu quả hơn khi chịu trách nhiệm về cách chúng ta sử dụng thời gian của mình.

Năng suất tốt dẫn đến lợi nhuận tốt hơn! Vì vậy, quản lý thời gian tốt có thể mang lại lợi nhuận cho chính bạn. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả là rất lớn:

• Ít căng thẳng hoặc lo lắng
• Cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn
• Tăng cường tập trung
• Mức năng suất cao hơn
• Nhiều thời gian rảnh hơn
• Làm cho mọi thứ đơn giản và dễ dàng
• Ít mất tập trung hơn
• Năng lượng và động lực lớn hơn

16 kỹ năng quản lý thời gian hàng đầu

Quản lý thời gian tốt bắt đầu với bộ kỹ năng phù hợp. Bạn không thể quản lý thời gian của mình tốt hơn nếu bạn không phát triển các kỹ năng quản lý thời gian thiết yếu. Những kỹ năng này cần có thời gian để tạo ra và sẽ thay đổi từ người này sang người khác. Tìm kiếm những gì phù hợp nhất với đặc điểm tính cách của bạn là cần thiết.

Hãy phân tích các kỹ năng quản lý thời gian cốt lõi và cách phát triển chúng.

Lập kế hoạch

Quản lý thời gian hiệu quả không đạt được một cách ngẫu nhiên. Nó liên quan đến một số lượng tốt của kế hoạch. Phát triển một chiến lược cho các nhiệm vụ quan trọng, trình tự nhiệm vụ, quản lý lịch, các cuộc họp, kế hoạch dự án, v.v., có thể giúp bạn điều chỉnh tiến trình trong ngày và không đi chệch hướng.

Tạo danh sách ưu tiên (priority list) thay vì danh sách việc cần làm (to-do list)

Hãy suy nghĩ về những gì cần phải được thực hiện và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Hạn chế tạo danh sách việc cần làm của tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện. Thay vào đó, hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và đánh dấu các mục khi bạn hoàn thành chúng. Điều này giúp thúc đẩy cảm giác hoàn thành và động lực. Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng lập kế hoạch là sử dụng các công cụ lịch như lịch Google.

Bắt đầu sớm

Bắt đầu ngày mới của bạn sớm để tận dụng tối đa thời gian trong ngày. Hầu hết những người thành công đều dậy sớm vào buổi sáng và tập thể dục nhanh trước khi đi làm. Nếu bạn bắt đầu sớm, bạn có nhiều thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch cho ngày hôm đó.

Sáng sớm, bạn bình tĩnh, sáng tạo và minh mẫn hơn. Điều này có nghĩa là bạn có tất cả các yếu tố và lí do để làm việc hiệu quả hơn.

Chia nhỏ các tác vụ phải làm thành những phần nhỏ hơn

Tập trung vào những gì bạn muốn và xây dựng các mục tiêu nhỏ hơn để đạt được mục tiêu mong muốn của bạn. Nhóm tất cả các nhiệm vụ liên quan thành các nhóm nhỏ hơn để dễ quản lý và giải quyết. Do đó, bạn có thể hình dung rõ hơn và thực hiện các bước để đạt được mục tiêu của mình.

Thực hành việc ra quyết định

Những gì chúng ta làm với 24 giờ trong một ngày là điều tạo nên sự khác biệt thực sự trong việc quản lý thời gian. Khả năng ra quyết định tốt về thời gian là một trong những kỹ năng quản lý thời gian hàng đầu. Ưu tiên và quyết định nhiệm vụ nào cần xử lý trước và nói không với.

Giao nhiệm vụ

Ủy thác nhiệm vụ có nghĩa là quản lý đúng nhiệm vụ. Học cách ủy thác/uỷ quyền là rất quan trọng trong việc phát triển kỹ năng quản lý thời gian. Giao việc cho cấp dưới của bạn tùy thuộc vào kỹ năng và khả năng của họ sẽ giải phóng thời gian cho bạn và khiến các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy được coi trọng và có động lực để thực hiện tốt. Bằng cách ủy quyền hoặc thuê ngoài bất cứ khi nào có thể, bạn sẽ cho mình thời gian để đảm nhận những nhiệm vụ khó khăn nhất. Do đó, bạn tiến gần hơn đến mục tiêu trở thành phiên bản hiệu quả nhất có thể của chính mình.

Đặt mục tiêu SMART

Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và được bảo đảm trong khung thời gian. Hãy cụ thể hóa các kết quả bạn muốn đạt được và phân bổ thời gian cần thiết để đạt được kết quả đó.

Thiết lập thời hạn

Đặt thời hạn thực tế để hoàn thành nhiệm vụ và bám sát chúng. Cố gắng đặt thời hạn trước ngày đáo hạn để giải quyết các nhiệm vụ khác có thể cản trở bạn.

Lưu ý nếu bạn có thể đi chệch hướng

Sự trì hoãn ảnh hưởng đến năng suất và gây lãng phí thời gian và năng lượng. Chúng ta có xu hướng trì hoãn khi bị sa lầy hoặc cảm thấy buồn chán. Chia các nhiệm vụ đầy thách thức thành các hoạt động nhỏ hơn để luôn tham gia và đi đúng hướng.

Học cách thiết lập ranh giới và cách nói 'không'

Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn và quản lý thời gian tốt có nghĩa là thoải mái nói 'không' với những nhiệm vụ không phải là ưu tiên của bạn. Nói không đúng giờ giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn. Học cách thiết lập ranh giới cho bản thân, để cuối cùng bạn không cắn nhiều hơn những gì bạn có thể nhai.

Giảm thiểu sự mất tập trung

Bất cứ thứ gì làm bạn mất tập trung – email, tin nhắn, mạng xã hội – đều có thể khiến bạn mất tập trung và làm việc kém hiệu quả hơn. Loại bỏ những phiền nhiễu này và kiểm soát thời gian của bạn để bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn.

Đối phó với căng thẳng một cách khôn ngoan

Căng thẳng có thể ảnh hưởng đến năng suất của chúng ta. Chúng ta thường cảm thấy căng thẳng khi đảm nhận nhiều công việc hơn khả năng hoàn thành. Điều quan trọng là xác định những gì phù hợp với bạn khi nói đến việc quản lý phản ứng căng thẳng. Tìm những cách hiệu quả để đối phó với căng thẳng, bao gồm nghỉ giải lao ngắn, tập thể dục, thiền, thực hiện sở thích, gọi điện cho bạn bè hoặc nghe nhạc.

Tránh làm việc đa nhiệm/đa tác vụ

Đa nhiệm có vẻ như bạn đang nhận nhiều nhiệm vụ hơn cùng một lúc. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chứng minh rằng nó thực sự cản trở năng suất. Do đó, thay vì đa nhiệm và phân chia sự chú ý của bạn giữa một vài nhiệm vụ khác nhau, hãy tập trung vào việc hoàn thành một nhiệm vụ và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Thay đổi nhỏ này có thể cải thiện kết quả của bạn. Bạn sẽ cảm thấy ít kiệt sức hơn!

Sử dụng 'Quy tắc 20 phút'

'Quy tắc 20 phút' là một trong những kỹ năng quản lý thời gian cần thiết nhất. Chuẩn bị giải quyết một nhiệm vụ quan trọng và đặt đồng hồ nhắc nhở (reminder/timer) trong 20 phút. Tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ và cố gắng hết sức cho đến khi chuông báo thức reo. Bây giờ hãy quyết định xem bạn sẽ đặt nhiệm vụ xuống hay hoàn thành nó. Lặp lại cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Dành thời gian nghỉ ngơi

Đôi khi điều tốt nhất nên làm là cho tâm trí của bạn nghỉ ngơi khỏi công việc đang làm. Nghỉ giải lao là một cách tuyệt vời để cho bộ não của bạn có cơ hội thiết lập lại. Nó tăng cường sự tập trung và sáng tạo và dẫn đến giải quyết vấn đề tốt hơn.

Xây dựng một 'hệ thống quản lý thời gian' và tuân theo nó một cách siêng năng

Hãy thử các kỹ thuật khác nhau và tìm ra những gì phù hợp với bạn nhất. Kết hợp các phương pháp đã chọn để xây dựng một hệ thống quản lý thời gian hoạt động hiệu quả và giúp bạn cải thiện. Theo dõi hệ thống thường xuyên để nhận được nhiều giá trị nhất từ ​​nó.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn?

Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn:

• Chuẩn bị và tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình làm việc: Tạo lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần phác thảo các nhiệm vụ và cam kết của bạn. Hiểu thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ và chỉ định các khoảng thời gian cụ thể. Thực hiện một nỗ lực có ý thức để tuân thủ lịch trình của bạn càng chặt chẽ càng tốt để duy trì tổ chức và tập trung.
• Đặt ranh giới cho bản thân: Học cách nói không với các nhiệm vụ hoặc hoạt động không phù hợp với ưu tiên hoặc mục tiêu của bạn. Đặt ranh giới rõ ràng với những người khác để tránh bị gián đoạn hoặc phiền nhiễu không cần thiết. Bảo vệ thời gian của bạn bằng cách giảm thiểu các hoạt động lãng phí thời gian như duyệt mạng xã hội quá nhiều hoặc lướt web không mục đích.
• 'Chốt' các deadlines: Gán thời hạn (deadlines) cho các nhiệm vụ của bạn, cho dù chúng là việc cá nhân hay liên quan đến công việc. Đặt thời hạn giúp tạo ra cảm giác cấp bách và cho phép bạn ưu tiên công việc của mình một cách hiệu quả. Đảm bảo đặt thời hạn thực tế có tính đến mức độ phức tạp và tầm quan trọng của từng nhiệm vụ.
• Đặt mục tiêu dài hạn và ngắn hạn: Xác định mục tiêu dài hạn của bạn một cách rõ ràng và chia chúng thành những mục tiêu ngắn hạn nhỏ hơn, có thể thực hiện được. Có mục tiêu cụ thể mang lại sự rõ ràng và động lực. Đặt thời hạn để đạt được mục tiêu của bạn và thường xuyên xem xét tiến độ của bạn.
• Quản lý lịch làm việc của bạn một cách hiệu quả: Sử dụng lịch hoặc công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số (như lịch Google) để quản lý các cuộc hẹn, thời hạn và ngày quan trọng của bạn. Dành các khoảng thời gian cụ thể cho các hoạt động khác nhau, bao gồm công việc, thời gian nghỉ giải lao và thời gian cá nhân. Thường xuyên xem xét và cập nhật lịch của bạn để luôn cập nhật các cam kết của bạn.
• Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn: Xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất và cần chú ý ngay lập tức. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung vào các hoạt động có giá trị cao và giúp bạn không bị choáng ngợp bởi những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Cân nhắc sử dụng các kỹ thuật như Ma trận Eisenhower để phân loại nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.
• Thực hiện ủy quyền một cách hiệu quả: Học cách ủy thác nhiệm vụ cho người khác khi thích hợp. Xác định và phân công nhiệm vụ có thể được thực hiện bởi người khác. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn và cải thiện năng suất tổng thể.
• Giảm thiểu việc làm việc đa nhiệm: Mặc dù có vẻ hiệu quả, nhưng đa nhiệm thường dẫn đến giảm năng suất và chất lượng công việc thấp hơn. Thay vào đó, hãy tập trung vào một nhiệm vụ và sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Cách tiếp cận này giúp duy trì sự tập trung và tạo ra kết quả tốt hơn.
• Nghỉ giải lao thường xuyên: Tránh làm việc liên tục trong thời gian dài vì nó có thể dẫn đến kiệt sức và giảm năng suất. Nghỉ giải lao ngắn giữa các nhiệm vụ để nạp lại năng lượng cho tâm trí và cơ thể của bạn. Sử dụng những khoảng nghỉ này để thư giãn, hoạt động thể chất hoặc bất kỳ hoạt động nào giúp bạn trẻ hóa.
• Học hỏi từ kinh nghiệm của bạn: Tham gia vào việc tự suy ngẫm để đánh giá cách bạn phân bổ thời gian và xác định những lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện. Đánh giá mô hình năng suất của bạn và xác định bất kỳ hoạt động hoặc thói quen lãng phí thời gian định kỳ nào. Sử dụng sự tự phản ánh này để điều chỉnh cách tiếp cận của bạn và liên tục hoàn thiện các kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

Hãy nhớ rằng, cải thiện kỹ năng quản lý thời gian là một quá trình liên tục đòi hỏi kỷ luật tự giác và cam kết. Bằng cách thực hiện các chiến lược này một cách nhất quán, bạn có thể đạt được mục tiêu của mình hiệu quả hơn.